Diese Tools helfen dir im (Corona) Home Office

Veröffentlicht am: 16.03.20 | Web  | Keine Kommentare

Nicht jedes Unternehmen ist darauf vorbereitet, dass plötzlich im Home Office gearbeitet werden muss. Auch bei ZURIGA arbeiten wir eigentlich lieber auch physisch zusammen. Klar, die Montage und Entwicklung der Maschinen ist im Home Office etwas schwierig. Physisches Beisammensein vereinfacht aber auch den unkomplizierten Austausch im Team.

(P.S.: So aufgeräumt wie in diesem Titelbild von Pexels, wäre es bei mir nicht. Aber der Kaffee ist bestimmt besser.) 

Wenn es dann – entweder aufgrund einer «ausserordentlichen Lage» oder auch ganz ohne COVID-19 – doch plötzlich digital sein soll, helfen die folgenden Tools weiter.

Video-Meetings

In solchen Zeiten sind wir froh, wenn es unkompliziert funktioniert. Ohne Software-Installationen, einfach mit dem Computer, mit oder ohne integrierter Webcam und mit Mikrofon. Man kann auch ein Headset an den Computer anschliessen (wurde bisher oft bei Smartphones mitgeliefert, seit den Smartphones ohne Klinkenanschluss eher weniger).

Zoom.us

Sehr einfaches Tool, Teilnehmer können ohne Software den gesendeten Link zum Meeting öffnen und teilnehmen. Der «Host» des Meetings kann Einschränkungen vornehmen (z.B., wenn man es in einer Schule anwendet, damit nicht alle Schüler reinquatschen oder in die Bildschirmfreigabe reinmalen), den Bildschirm oder die Webcam teilen. Man kann sogar via Telefonleitung teilnehmen, wenn das Computeraudio schlecht ist. Es existiert auch eine App fürs Smartphone und Erweiterungen für Outlook, um beim Termin auch gleich eine Zoom-Einladung mit Meeting-Link zu senden. Bis zu 100 Teilnehmer sind kostenlos.

Whereby.com

Ein weiteres Tool, um an einem Meeting teilzunehmen. Ich habe es einmal bei einer Agentur als Gast verwendet. Es hat einwandfrei geklappt.

 

WhatsApp-, Skype-, Facetime-Call

Natürlich kann man auch einfach auf die Chatsoftware des Vertrauens setzen. WhatsApp, Skype oder Facetime bieten auch Videocalls an. Jeweils mit Einschränkungen.

 

Kollaboration

Wenn man gleichzeitig an den selben Projekten arbeitet, muss ein Cloud-Speicher her. Es gibt verschiedene Möglichkeiten.

Dropbox (Business/Privat) – Empfehlungs-Link

Bei ZURIGA arbeiten wir mit Dropbox. Dropbox hat es recht elegant gelöst, so dass man seinen privaten Account problemlos neben dem geschäftlichen Account nutzen kann. Dateien austauschen ist absolut kein Problem. Wer bezahlt, erhält Terrabiteweise Speicher und für Teams/Unternehmen gibt es erweiterte Berechtigungsoptionen für den Administrator. Ab 15€ gibt es sogar keine Speicherbegrenzung mehr.

Google G Suite oder ein kostenloser Google-Account

Bei einfall7 nutzen wir Google G Suite. Grossartiger E-Mail-Client verbunden mit Google Drive und Google Docs (Tabellen, Dokumente, Formulare, etc.). Wenn man die Office-Funktionen von Google im Webbrowser nutzt, kann man zeitgleich an den selben Dokumenten arbeiten. Das kann ziemlich praktisch sein. Der Sync mit Google File Stream funktioniert mittlerweile auch sehr zuverlässig und lässt einem die Möglichkeit, nur das herunterzuladen, was man gerade auch offline braucht. G Suite hat sich für mich sehr im Workflow bewährt.

 

Interne Kommunikation

Gerade bei grösseren Unternehmen wichtig. Bei kleinen Unternehmen und Teams ist die interne Kommunikation auch via Gruppenchat oder E-Mail möglich. Grössere Unternehmen und Teams benötigen aus meiner Sicht ein Tool mit Gefässen. Ich habe bisher nur mit einem Tool Erfahrungen gemacht:

Slack

Eines vorneweg: Slack ist ein super Tool, das sich bis zu einem gewissen Grad auch kostenlos nutzen lässt. Aber es muss in Gefässen aufgeteilt werden, wo die Spielregeln auch klar definiert werden. Sprich: Welche Channels muss man abonnieren, welche nicht? Wie oft muss man diesen Channel lesen. Wie wird hier kommuniziert (z.B. nur Ankündigungen aus der GL, kommentiert wird nur als Thread, nicht als neue Nachricht). Wer darf neue Channels eröffnen? Wohin kommen die Ferienfotos und Katzenvideos (denn, ja, sie werden kommen)?

Andere Tools

Es existieren auch noch andere Tools wie Facebook Workplace, Microsoft Teams oder Twist von den Todoist-Machern.

 

ToDo-Listen und Projektmanagement

Jeder hat seine Vorlieben in Punkto Todo-Listen und Projektmanagement. Mit diesen Tools habe ich gute Erfahrungen gemacht:

Todoist

Nachdem Wunderlist von Microsoft gekauft wurde (und ich mit To Do nicht warm werden will), suchte ich nach einer Alternative. Und wurde fündig. Tolle Funktionen sind geteilte Listen, das Tool erkennt «nächsten Freitag» als Deadline, ohne dass ich ein Datum angeben muss, es geht sehr schnell und ist preiswert. Das hat aber der Bloggerkollege von swissinhkg.com bereits super niedergeschrieben.

Asana

Kanban-Boards erstellen, Todo-Listen, Deadlines fixen, Verantwortungen zuweisen, Dateien teilen, kommentieren – sogar Timelines von Projekten sind möglich. Asana ist sehr umfangreich und schnell mit Tastatur-Kurbefehlen nutzbar.
Ich nutze die kostenlose Version für mein eigenes Projektmanagement. Es ist aber auch mit Teams möglich, wenn alle mitmachen. Auch hier gilt: Spielregln klar definieren, z.B. wie man auf neue Aufgaben, Kommentare reagieren soll, wenn man sie gelesen hat.

Trello

Die schönere Freundin von Asana mit etwas weniger Funktionen. Ich wurde mit Asana wärmer, weil ich meine Tasks schneller erstellen kann und weniger Bildschirmfläche brauche. Trello ist etwas schöner und man kann auch in Teams arbeiten. Meistens reicht die kostenlose Version, bis man mehr Boards benötigt.

 

Womit arbeitest du?

Was fehlt auf meiner Liste und was ist dein digitaler Geheimtipp? Sag’s in einem Kommentar.

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